Por: Virginio Gallardo Yebra.
06/11/11
Hablamos de atreverse a construir nuevas organizaciones 2.0, de cambios culturales, de liderazgos distribuidos, de elegir nuevas formas de comunicar o los componentes emocionales de la colaboración, hablamos de las grandes revoluciones organizativas que nos esperan.
Pero muchos de los inicios relacionados con el Social Media fracasan: expectativas muy altas, la no prevista falta de participación, etc. Por ello hablarás oir a menudo de la importancia de los aspectos culturales y psicosociales relacionados con la dinamización o de la esponsorización del proyecto de las redes sociales internas.
Pero de forma sorprendente un elemento que esta detrás del fracaso de estos proyectos se debe a temas relacionados con las herramientas tecnológicas: ¡Pero no eran estas herramientas enormemente simples de implantarr!
Efectivamente, crear un entorno tecnológico adecuado no debería ser el problema más difícil de resolver en la implantación de las organizaciones 2.0, pero es necesario no cometer errores en los aspectos más básicos.
Te propongo evitar cinco errores muy frecuentes y fáciles de evitar que suelo encontrarme en la implantación de estas herramientas:
1. Herramientas con funcionalidades no adaptadas al objetivo: Hay decenas de herramientas excelentes líderes en su ámbito de actuación, pero que no deben ser utilizadas para fines que no fueron creadas. Se utilizan los foros de herramientas de LMS (elearning) para temas de negocio, se utilizan CMS (gestores de contenido) por que tiene microblogging , se proponen herramientas de Gestión de archivos como herramientas de gestión del conocimiento,… Herramientas simples para fines complejos o objetivos complejos para herramientas simples. Este es el peor de todos los errores y el más frecuente.
¿Qué hacer? Clarificar objetivos suele ser la primera clave, una vez hecho esto la elección de las herramientas no suele ser nada complejo. Pero la clarificación de objetivos en este tipo de procesos puede parecer como un reto imposible por que aun cuesta tener una estrategia clara. Con los objetivos de la organización clarificados elegir las funcionalidades y herramientas es sencillo.
2. Reforzar usabilidad e integración : La usabilidad del entorno es un aspecto clave para asegurar que se produce la curva de aprendizaje lo más rápida posible. Asegurar que las herramientas 2.0. son de acceso rápido, que están integradas con el resto de herramientas para eliminar barreras. Actualemente en las grandes empresas, y cada vez más en las pequeñas, hay multitud de herramientas, con diferentes claves y formas de acceso que saturán la capacidad de adaptación de los empleados. Estos entornos aunque sean enormemente simples son complejos para usuarios poco habituados, que además no suelen estar obligados a acceder.
¿Qué hacer? La usabilidad de la herramienta debe ser una prioridad desde el principio, si es posible crear escritorios integrados, donde haya un replanteamiento del interface del usuario y no añadir nuevos programas a los existentes. El escritorio, el interface, debe ser motivo de reflexión y si la organización es grande conviene la contratación de expertos en estas prácticas.
3. Diseño del escritorio con utilidades obligatorias: La organización 2.0. es un planteamiento que debe estar en el plano estratégico y de mejora de procesos de gestión, pero también deben ser utilizadas para temas cotidianos y obligatorios: es la forma más segura de facilitar la adopción de la herramienta para otras prácticas. Diseñar un uso amplio es clave. Si hablamos de sistemas de Microblogging algunos mensajes críticos, pero también otros cotidianos deben eliminarse del email y sólo estar disponibles en el nuevo sistema. Si hablamos de sistemas de gestión de contenidos deben integrarse los contenidos muy críticos necesarios y que todos los integrantes de las comunidades leerán: actas, resultados del área o de la empresa.
¿Qué hacer? Las herramientas no deben diseñarse y utilizarse sólo para fines como innovación, gestión del conocimiento o la mejora de la comunicación, deben utilizarse para aspectos “obligatorios” “ de gestión cotidiana” que obliguen al usario a “familiarizarse” con la herramienta. Los sistemas de pushmail (recepción de emails/mesajes por parte de la herramienta) pueden ayudar.
4. La formación/sensibilización de herramientas para potenciar el uso: Aunque el uso de estas herramientas suele ser muy intuitivo la formación acelera el proceso de apropiación de la herramienta, incluso cuando a usabilidad es perfecta. La formación no sólo debe ser informática, si no de normas y prácticas de uso, consejos que deben ayudar a ejecutar los comportamientos. La sensibilización debe permitir también establecer expectativas creibles sobre las ventajas de la herramienta creando expectativas positivas
¿Qué hacer? Incluso en herramientas simples debe realizarse formación, y especialmente a los superusuarios, los responsables con roles específicos en estas herramientas (Community managers, Knoledge intergrator, Responsables o Comités de Comunidad,..) y directivos que siempre son los espónsores de estos procesos y a los que les debe prestar más atención.
5. Interfaz que ayude a reforzar vínculos emocionales en las comunidades: La estructura de la interface debe ser un reflejo de la estructura de una organización (ámbito personal, área/departamental y organizativa), pero introduce una nueva realidad virtual: las comunidades la esencia de la organización 2.0. Las comunidades en tanto que escapan a la lógica departamental-funcional y en muchos casos ocurren en espacios virtuales no presenciales, requieren reforzar los elementos presenciales. Pero esto es caro o no siempre posible. Muchos para potenciar este tipo de procesos, alinean los procesos de gestión de la comunidad con otros procesos que tienen elevado impacto en la motivación (desempeño, reconocimiento,..) pero siguen siendo procesos “frios” con poco contacto humano.
¿Qué hacer? Reforzar aspectos gráficos, visuales y videos, pero especialmente las multiconferencias, skipe, webbinars,… (sin olvidar siempre que sea posible la presencialidad que soluciona buena parte de estos problemas). El formato video es el formato más parecido a la realidad y muchos trabajadores (especialmente en niveles bajos) es el formato que más entienden. Este tipo de aplicaciones deben estar integradas dentro del software básico y los gestores de contenidos deben dejar espacios y soportar formatos de video.
Es bueno no sólo prestar atención a los grandes objetivos y a los necesarios cambios en los modelos de gestión de nuestras empresas para hacerlas más inteligentes y convertirlas en organizaciones 2.0., si no también de los pequeños objetivos y cómo hacerlo. Los grandes proyectos están construidos de pequeños detalles. Y cuando hablamos del éxito de estas iniciativas los pequeños detalles no son pequeños.
Fuente del artículo:
http://supervivenciadirectiva.com/2011/11/06/evitar-el-fracaso-de-las-redes-2-0-tecnologia/
