Trabajo Especial de Grado presentado y aprobado para la Especialización en Comunicación Organizacional en la Universidad Monteávila
Por Olberg Sanz
www.olbergsanz.blogspot.com
21.11.12
21.11.12
Análisis e investigación
La elaboración del Manual de
Procedimientos requirió una investigación bibliográfica enfocada en la cultura
organizacional, administración de empresas y modelos de manuales, teniendo
presente la realidad particular de Fundacomunal, como una institución pública
venezolana.
Se recopiló información
sobre la identidad corporativa de la organización, reseña histórica, misión,
visión, valores. La cultura organizacional de la Dirección de Información y
Relaciones, y la Coordinación de Audiovisuales y Prensa, hábitos, costumbres, experiencias,
creencias y valores.
Los hallazgos fueron:
-
Entorno organizacional
dinámico en cuanto a objetivos y funciones, tanto interno como externo, respecto
del Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Socia. Las
estructuras cambian con relativa frecuencia y las funciones asociadas a ella
también, sin embargo, lo que da sentido que
las actividades emprendidas estén asociadas siempre al Sistema de Leyes del
Poder Popular (Ley Orgánica del Poder Popular, Ley Orgánica del Sistema Económico Comunal, Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular, Ley Orgánica de las Comunas, Ley Orgánica de Contraloría Social.
-
Los objetivos y
funciones de la Dirección de Información y Relaciones no responden a la
identidad corporativa de la organización y no se actualizan desde 2002.
-
Alta rotación de directivos
y personal operativo en la Dirección de Información y Relaciones provocando el
desconocimiento de las tareas o funciones que se realizan.
-
Modificación de
la estructura organizacional en julio de 2012,
en búsqueda de centralizar la cadena de mando y simplificar unidades de
trabajo con funciones que se complementan entre sí.
-
Incremento de
plantilla en la Coordinación de
Audiovisuales y Prensa. Dos periodistas, un editor, un camarógrafo, y nueve
periodistas en los estados. Se estimó un aumento importante en las actividades
por el año de elecciones presidenciales 2012.
-
Ausentismo
laboral constante que afecta el rendimiento colectivo. Las personas que asisten
regularmente a trabajar, asuman las tareas de otros de la misma coordinación.
Se hizo un análisis
exhaustivo a los procesos que se realizan en la Coordinación de Audiovisuales y
Prensa, con la matriz de análisis FODA, sólo con las variables internas,
fortalezas y debilidades DOFA, con las variables internas. Los resultados son los siguientes:
Elaboración del manual de procedimientos
El primer asunto a resolver
fue la actualización de los objetivos y funciones de la Dirección de
Información y Relaciones. Este ajuste fue necesario para alinear los procedimientos
comunicacionales al, ¿Quiénes somos? de la organización, la identidad
corporativa. De los focos que suele atender una Dirección de Comunicaciones, se
hizo énfasis en comunicaciones internas, comunicaciones externas y relaciones
públicas.
Así, el primer objetivo, reúne
las comunicaciones internas y externas, ligado a la función de divulgar a
través de los medios. El segundo objetivo se refiere a las relaciones públicas,
con dos funciones específicas, de acuerdo al formato utilizado en la
institución.
Objetivos:
- Diseñar estrategias
comunicacionales para la divulgación oportuna de los avances y logros del Poder
Popular en fortalecimiento, organización y participación, con el acompañamiento
de Fundacomunal.
- Establecer y fortalecer vínculos entre los grupos
de interés, internos y externos, para optimizar el posicionamiento de
Fundacomunal.
Funciones:
- Divulgar los avances y
logros en fortalecimiento, organización y participación del Poder Popular, con el
acompañamiento de Fundacomunal, a través de los medios de comunicación.
- Fortalecer y difundir la
identidad corporativa de Fundacomunal, en los diversos grupos de interés,
internos y externos.
- Promover y gestionar
canales de comunicación en situaciones de crisis, para proteger y fortalecer la
identidad e imagen de Fundacomunal.
- Establecer, mantener y
fortalecer las relaciones de Fundacomunal con los grupos de interés externos:
instituciones públicas, el Poder Popular y sus diferentes instancias
organizativas, medios de comunicación nacionales, regionales, comunitarios,
televisivos, radiofónicos, impresos y digitales.
- Establecer, mantener y
fortalecer los vínculos con los grupos de interés internos: las direcciones
Fundacomunal, autoridades, proveedores de bienes y servicios, líderes de
opinión, líderes gremiales, héroes, grupos de presión.
La reciente actualización de
los organigramas dio como resultados las siguientes estructuras:
Dirección de Información y
Relaciones, cuyas coordinaciones fueron simplificadas de seis a tres.
Coordinación de Audiovisuales
y Prensa, incluyendo los nuevos ingresos.
El último organigrama es el
detalle de la Coordinación de Audiovisuales y Prensa con las descripción de los
cargos, basados en los contratos de cada
trabajador y jerarquizados según sus años de experiencia.
¿A quién se atiende? ¿Cómo es la
vinculación?
Resultó muy útil identificar los públicos internos y externos de la Dirección de Información y
Relaciones. Así, fue posible conocer el origen de las solicitudes que recibe esta
unidad, y proporcionar una guía para priorizarlas.
* Y sus diferentes instancias organizativas.
** Si los periodistas son sistematizadores de
experiencias Gran Misión Vivienda Venezuela.
*** Por la vinculación de Fundacomunal con el Sistema
de Participación.
(1) Incluyendo medios de orden público y privado.
Los procesos
En cuanto a los procesos que se realizan en la Coordinación de Audiovisuales y Prensa, se categorizaron como: Primarios o Procesos Comunicacionales, aquellos procesos más importantes y Secundarios aquellos que pueden postergarse y responden a tareas administrativas básicas.
El uso del lenguaje correcto es primordial, por ello se incluyó un dilatado glosario de términos de uso continuo, para aquellos procesos que requieren mayor detalle en el manejo de contenido periodístico, adicionalmente tomando en cuenta la política editorial, se diseñó un Manual de Estilo para los Periodistas de Fundacomunal.
Con estos datos, se adaptó una metodología para los procedimientos, basada en un modelo de procesos concebido inicialmente para Corpoelec (2009) y se simplificó y ajustó a las necesidades organizacionales de Fundacomunal en el área comunicacional.
El siguiente gráfico, explica cada uno de los pasos, desde el momento en que se recibe, valida y aprueba una solicitud, hasta la culminación del proceso comunicacional, entendido en su divulgación y retroalimentación. Esta metodología se aplicó a cada uno de los procesos primarios, incluyendo una fotografía de su apariencia final, descripción de su elaboración y consideraciones importantes para la ejecución efectiva.
En cuanto a los recursos, se definieron cuatro insumos necesarios para el efectivo cumplimiento de los procesos comunicacionales.
En el manual de procedimientos, de acuerdo a los autores que sirvieron de referencia para el esquema (Gómez, 2001; Palma, S/F), se dedicó un capítulo para las delegar las responsabilidades según la metodología, y potenciándolo con elementos extraídos de Hall, Spriegel, Robbins, Brech, Urwick y Gilbreath, relacionados con estructuras organizacionales, diseño, cadena de mando, tramo de control y especialización.
Aplicación del manual a los procesos
Se presentan a continuación dos procesos primarios contemplados en el Manual de Procedimientos. Se escogió el boletín quincenal y el material audiovisual como ejemplos porque requiere mayor tiempo de ejecución y varios servidores públicos para completar la solicitud.
Boletín quincenal
Bautizado con el nombre “Senderos del Poder Popular”, es un proceso comunicacional presentado como resumen noticioso en dos caras, de divulgación quincenal impresa y en digital para los públicos internos y externos de Fundacomunal.
La mancha de texto se construye con las notas de prensa generadas por los periodistas de la Coordinación de Audiovisuales y Prensa, los periodistas estadales, más el contenido noticioso publicado en internet. Es importante resaltar que el tema de la nota principal del anverso, como el contenido político, debe ser propuesto y sugerido por el Director de Información y Relaciones, en acuerdo con la Coordinación de Audiovisuales y Prensa.
Revisado el texto, según los tres momentos asociados a las Responsabilidades, se envía a la Coordinación de Diseño Gráfico y Reproducción vía correo electrónico o respaldo digital, para su diagramación.
Cumplida la revisión y obtenida aprobación, se difunde en digital, vía correo electrónico a la agenda de contactos, en la página web de Fundacomunal y las redes sociales disponibles, Google+ y Twitter. De acuerdo a las regulaciones del Centro Nacional de Tecnologías de la Información (CNTI), el boletín quincenal debe ser publicado en el portal web de Fundacomunal en formato .png.
Se imprime para su distribución en físico entre los públicos internos y externos seleccionados por la Dirección de Información y Relaciones. Se sugiere articular con la Coordinación de Relaciones Públicas y Eventos, para garantizar un inventario suficiente de boletín quincenal para surtir los públicos internos y externos seleccionados por la Dirección de Información y Relaciones
Material audiovisual
La producción del material audiovisual es el proceso comunicacional que requiere mayor intervención del talento humano especializado y tiempo para la ejecución, aprobación y divulgación. Por tanto la planificación, es fundamental para obtención de productos de mayor calidad.
Cada material audiovisual debe poseer desde su definición de concepto, formato y tiempo de ejecución, coherencia con el Plan de Comunicaciones y la planificación trimestral, ambos elementos reflejo fiel de la identidad de Fundacomunal, en su búsqueda de fortalecer y promover el Poder Popular.
El formato es esencial para iniciar la redacción del guión técnico y literario, herramienta que será la ruta durante la preproducción, la pregira a las locaciones, insumos, como cintas de video, cables, micrófonos, cámaras, notas de salida de los equipos, permisología, la producción en campo, grabación de testimonios, imágenes de apoyo, tiempo necesario para la edición) y la postproducción (edición).
Los detalles de cómo escribir y estructurar un guión para materiales audiovisuales, están incluidos en el Manual de Estilo para los Periodistas de Fundacomunal.
Agenda de contactos
A continuación se mencionan recomendaciones para mejorar las redes de relaciones en el trabajo comunicacional que emprende la Coordinación de Audiovisuales y Prensa. Estas ideas fueron recopiladas de la participación de los servidores públicos en la elaboración del manual:
- Actualizar periódicamente los contactos.
- Promover la creación del comité de comunicaciones en los Consejos Comunales.
- Promover la vocería de comunicación (públicos internos y externos)
- Promover la creación de medios comunitarios.
- Difundir el manual de sistematización comunitaria.
- Promover la capacitación profesional continua.
Recomendaciones
El éxito del manual de procedimientos se sustenta en la participación de los servidores públicos de la Coordinación de Audiovisuales y Prensa, la reproducción, divulgación y actualización entre las partes interesadas, a fin de aproximar la realidad laboral cotidiana a los procesos comunicacionales que han sido previstos según la experiencia profesional y los datos recopilados durante la investigación académica.
Se sugiere organizar un encuentro para los periodistas de Fundacomunal, al menos una vez por año, con la finalidad de intercambiar y registrar experiencias, actualizar de forma conjunta el manual de procedimientos y el manual de estilo para los periodistas.
De igual forma, debe garantizarse la reproducción del material y distribuirse entre los servidores públicos vinculados con los procesos comunicacionales, e incluso, con las otras direcciones de Fundacomunal, para dar a conocer la metodología que se ha implantado en la estructura organizacional.
Las oportunidades
Luego de la crisis comunicacional que suscitó el llamado del Presidente de la República, Hugo Chávez, a su equipo ministerial sobre el funcionamiento de las Comunas el pasado 20 de octubre de 2012, la cartera responsable del asunto ha iniciado acciones en el ámbito comunicacional.
La incesante crítica negativa de los medios de comunicación privados ha provocado una reflexión sobre la sustentabilidad social, económica y política de estas instancias organizativas, sin el continuo acompañamiento del gobierno central.
Pronto entrará en la Asamblea Nacional un proyecto de reforma de la Ley Orgánica de las Comunas. Mientras, el Ministerio prepara un equipo comunicacional conformado por servidores públicos de los 11 entes adscritos en la búsqueda de mejores canales de difusión y producción de eventos, enfrentando su propia postura de no divulgar su gestión interna, sino el saldo organizativo del Poder Popular.
Esta metodología se pone a prueba en un momento donde se prevé un escenario con nuevo ministro a cargo de las Comunas y Protección Social, que puede elevarse a instancias superiores y proponerse como método de trabajo para todos los equipos de comunicaciones o la eliminación de esta instancia por orden emitida de la primera magistratura y un posible funcionamiento de Fundacomunal como instituto autónomo y el fortalecimiento de su identidad corporativa y mejor desarrollo de sus actividades.
Fuentes consultadas
Artículos en publicaciones periódicas:
Da Silva, Thony (2010) Los grandes enemigos. Revista Comunicación.
Cuarto trimestre 2010. Número 152, Caracas.
Documentos y reportes técnicos:
Agencia Venezolana de Noticias (2011) Manual de estilo para los periodistas. Caracas.
Corporación Eléctrica Nacional (2009) Guía para el proceso de ajuste de protecciones. Caracas.
Corporación Eléctrica Nacional (2009) Guía para el proceso de ajuste de protecciones. Caracas.
Fundacomunal (2012) Balance hemerográfico. Informe graficado. Caracas.
Fundacomunal (2011) Guión para micro del Consejo Comunal Sur La Paz. Caracas.
Fundacomunal (2012) Informe de Planificación y Presupuesto. Caracas.
Fundacomunal (2012) Manual de estilo para los periodistas. Caracas.
Fundacomunal (2012) Senderos del Poder Popular. Caracas.
Publicaciones impresas:
Antonorsi, M. (1991) Guía básica para re-organizar.
Caracas: Centro de Documentación y Análisis de Información.
Brench, E.F.L. (1961) Organización y Dirección.
Madrid: Ediciones Rialp, S.A.
Cañizález Cañizález, Dilcia (2009) Comunicaciones corporativas.
Caracas: El Nacional.
Gilbreath, Robert (1991) La estrategia del cambio.
Bogotá: McGraw Hill.
Hall, Richard D. (1996) Organizaciones, estructuras, procesos y resultados.
México D.F: Prentice Hall Hispanoamericana, S.A.
Kourdi, Jeremy (2008) Estrategia: claves para tomar decisiones en los negocios.
Buenos Aires: Cuatro Media.
Pizzolante, Í. (2005). El Poder de las comunicaciones estratégicas.
Caracas: Editorial El Nacional.
Spriegel, W. R. (1960) Fundamentos de Organización de Empresas.
Madrid: Editorial Labor, S.A.
Referencias de fuentes electrónicas en línea:
Carreto, J. (2007) Estructuras organizacionales. Extraído el 04 de abril de 2012 desde http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/estructuras-organizativas-y-tipos-de.html
Gómez, G. (2001) Manuales de procedimientos y su aplicación dentro del control interno. Extraído el 04 de abril de 2012 desde http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
Palma, J. (S/F) Manual de procedimiento. Extraído el 04 de abril de 2012 desde http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
Sciarpa, F. (2008). Visión sistémica de la Organización. El cambio organizacional: Re-estructurar no es lo mismo que. Extraído el 22 de abril de 2012 desde http://www.plusformacion.com/Recursos/r/Vision-sistemica-Organizacion-cambio-organizacional-Re-estructurar-no-es-lo-mismo-que
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